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予算とは?会社経営における予算の種類と予算管理の重要性

ビジネスにおいて、予算という言葉は頻繁に登場します。この予算とは、「経営戦略にもとづいて、あるプロジェクトに使うことができる費用」といった意味だけではありません。
ここでは、会社における予算とは何を指すのか、その意味と予算の決め方を解説します。また、予算を経営に活かす予算管理の重要性についてもご紹介しますので、参考にしてみてください。

予算の持つ意味

そもそもビジネスにおける予算というのは、数値目標という意味を持つ言葉です。
日常生活において予算といった場合は、「旅行の予算」や「家具の買替え予算」など、費用について使うことが多いでしょう。しかし、会社の場合は、かかる費用だけでなく、売上目標などについても予算という言葉を使います。
コストや売上などを踏まえて、あらかじめ予算を設定しておくことで、達成率などを可視化することができます。

予算の種類

会社における予算は、大きく「売上予算」「原価予算」「利益予算」「経費予算」の4つに分類することができます。「材料費予算」「労務費予算」など、さらに細分化して予算設定をするケースもありますが、ここではこの4つの予算がどのようなものなのかを見ていきましょう。

売上予算

売上予算は、売上高の目標数値です。前年の実績をベースに、商品ニーズの変化や社会情勢などを加味しながら、ある程度プラスになるように設定されている場合が多いでしょう。また、小売業などの場合、商品の金額に販売予測数を掛けて算出することもあります。
一方、社会情勢や為替の影響を受けやすい業種では、1年のあいだに売上の見込みが大きく変化していく可能性が高いでしょう。そのため、定期的に見直しを行って、実情に近い予算を設定し直す場合もあります。

原価予算

原価予算とは、仕入れにかかる費用の予算のことです。
家庭における予算のように、「いくらくらいなら支払える」といった形で定めるのではなく、具体的にどの程度商品や原材料を仕入れるのかをベースに算出します。
仕入数は販売数にも関連してくるものですから、原価予算と売上予算は連動しているといえるでしょう。

経費予算

経費予算は、仕入れ以外の家賃や人件費、広告費、営業費などにかかる費用のことです。ほかの予算とは異なり、社会情勢や売上状況の影響による変動が少ないという特徴があります。そのため、見直しの重要性はそれほど高くありません。
一方で、最終的な利益に大きく関わってくることから、中長期的な視点を持って、予算と実績の比較や予算編成をしていく必要があります。

利益予算

利益予算は、売上から仕入金額と経費を差し引いた後の利益がいくらになるのかを示す予算です。たとえ売上予算が達成できなかったとしても、仕入金額や経費を予定よりも抑えることができれば達成できる可能性があるでしょう。
利益予算を確認する際には、達成できたかどうかだけを見るのではなく、その理由や内訳について分析し、経営に反映させていくことが大切です。

 
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予算の決め方

予算の決め方

予算は、単純に「前年比プラス◯%」といった形で決めるべきものではありません。続いては、予算の決め方についてご紹介します。

トップダウン方式

トップダウン方式とは、経営陣が経営戦略にもとづいて予算編成を行い、各部門に通達する方法です。経営方針に合った予算の分配ができ、予算編成に時間がかからない場合が多いというメリットがあります。
一方で、現場の声が反映されにくいことから、実態に合わない予算になってしまうリスクがあります。現場への負担が大きくなる予算となっては、社員のモチベーションや会社への思いといったエンゲージメントの低下を招く可能性も出てくるでしょう。

ボトムアップ方式

ボトムアップ方式は、トップダウン方式とは反対に、各部門が予算を立て、それをもとに全体の予算を策定する方法です。
現場の実態に合った予算を決めやすい反面、全体の調整などが必要になることから、予算が確定するまでに時間がかかるという難点があります。また、各部門の立てた予算が会社運営上、適切なものであるかどうかについても注意を払う必要があります。

両方を組み合わせた方式

トップダウン方式とボトムアップ方式を組み合わせて予算編成を行うことで、両者のメリットとデメリットを補い合うことができます。
この場合は、経営陣側と現場がそれぞれ予算編成を行い、両者のギャップを埋めていく形で調整を行います。一定の調整と時間は必要ですが、現場の声と経営方針の両方を反映させた予算編成ができるでしょう。

予算を経営に活かすための予算管理とは?

予算を経営に活かすための予算管理とは?

予算は、経営に役立てるために策定するものです。そのため、必ず実績と照らし合わせ、比較・分析をする必要があります。これを予算管理といいます。

予算管理は、予算目標が達成されているかどうかを確認するだけでなく、予算と実績のずれがなぜ起こっているのかを突き止める役割も担います。
予算目標が達成できなかった原因をそのまま放置してしまうと、次年度以降も同じ問題を抱えることとなり、将来的に経営危機に陥る可能性もあるでしょう。予算管理を行って問題点の改善を行うことは、非常に重要です。

また、予算管理を上回る売上や利益を上げられた場合も、その理由が明らかになれば、この先の経営に役立てていくことができるでしょう。例えば、「予期していなかった部門の売上が大幅にアップした」というような事実がある場合、今後その部門に多くの仕入予算などを回して注力していくといった経営判断ができるようになります。

なお、予算管理は、1ヵ月、3ヵ月、半年など、定期的に集計して分析を行いますが、細かい数値の管理については、毎日、あるいは毎週といった短期スパンでも行っていくのが一般的です。これによって、売上や利益予算達成のための進捗がどの程度なのかを、詳細に知ることができます。

 
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予算管理を行う際のポイント

予算管理は、その後の経営方針にも関わる重要な業務です。最後に、予算管理を行う際に、意識しておくべき点について見ていきましょう。

予算の設定は慎重に行う

そもそもの予算設定がうまくいっていないと、実績との乖離が大きくなってしまいます。こうなると、予算管理の意味を成しません。
今後の社会情勢の見通しや業界動向、顧客ニーズの変化なども調査しながら、現実に即した根拠のある数値を設定しましょう。

定期的に分析を行う

予算管理を行う際には、定期的に予算と実績を比較する必要があります。このとき、予算と実績の乖離がどの程度あるのか、進捗はどうなっているのかといったことを確認するだけでなく、その要因がどこにあるのかについても分析しましょう。

分析を経営に反映させる

予算と実績の乖離が起こっている要因がわかったら、それを経営に反映させる必要があります。適切な対策を打ち出すことで、乖離のさらなる拡大を防ぎ、予算と実績を近づけていくことが可能です。

なお、乖離の原因が内部要因なのか、外部要因なのかによって、とるべき対応は変わってきます。原因が営業力の低下などの内部要因の場合は、営業手法の見直しや経営計画の見直しを行っていきましょう。一方、為替変動や社会情勢の変化といった外部要因の場合、予算の見直しや該当事業からの撤退を検討するといった経営判断が必要になる可能性もあります。

予算管理を行って経営状況を見直そう

自社の経営状況が目標に達しているかどうかを客観的に把握するために、定期的な予算管理を行うことが大切です。そのためには、まずは実態に即した予算を策定する必要があります。
これまで細かい予算設定をしてこなかった経営者の方は、この機会に自社の予算について、あらためて考え直してみることをおすすめします。